La lentille et la monture se vendent dans le même magasin, aux mêmes clients, souvent le même jour — et pourtant elles n’obéissent pas à la même logique. La monture est un achat qu’on refait tous les deux ou trois ans. La lentille est un abonnement de fait : le porteur revient, régulièrement, et ce qui compte est ce qui s’est passé la fois précédente. Confondre les deux dans une seule fiche client fait perdre l’essentiel des deux côtés.
Ce qui distingue un dossier lentilles
Les paramètres ne sont pas ceux de la monture
Une prescription de lentilles ne se réduit pas à la correction : rayon, diamètre, matériau et mode de port en font partie. Ces valeurs n’ont aucun équivalent dans un dossier monture, et les loger dans un champ de commentaire revient à les perdre, parce qu’on ne peut ni les retrouver ni les comparer d’une visite à l’autre.
L’adaptation se juge dans la durée
Une première pose n’est pas une vente terminée. Le porteur revient pour dire que la lentille sèche en fin de journée, qu’un œil tolère moins bien que l’autre, ou que tout va bien. Ces observations n’ont de valeur que si elles restent attachées au dossier et se relisent la fois suivante, quand il s’agit de décider si l’on change de produit ou si l’on garde.
Le renouvellement est prévisible
C’est la différence la plus commerciale : contrairement à une monture, la date à laquelle un porteur aura besoin de sa prochaine boîte est connue à l’avance. Un magasin qui sait quels porteurs arrivent à échéance dans le mois travaille son activité ; un magasin qui l’ignore attend qu’ils viennent, et une partie ira ailleurs.
La règle qui vaut pour les deux : un dossier n’est pas un endroit où l’on range de l’information, c’est un endroit où on la retrouve. S’il faut lire trois écrans pour savoir ce que porte le client, il est mal construit.
Deux parcours, deux dossiers
izioptic sépare les dossiers montures et les dossiers lentilles. Ce ne sont pas deux onglets d’une même fiche : ce sont deux parcours, chacun avec son tableau de mesures, ses lignes de prescription et ses articles, jusqu’à la génération du bon et de la facture.
Le client, lui, reste unique. Sa fiche porte son identité, ses coordonnées et l’historique de ses visites ; les dossiers s’y rattachent. Un porteur qui achète aussi des solaires correctrices a donc un dossier monture et un dossier lentilles, sans que l’un vienne polluer la lecture de l’autre. La tenue de la fiche client elle-même est traitée sur la page consacrée au fichier client et aux ordonnances.
Ce qu’un dossier lentilles doit porter
- Les paramètres de chaque œil, avec la date de la prescription — sans la date, on ne sait pas si l’on peut encore s’y fier.
- Le produit retenu : marque, référence, rythme de renouvellement.
- Les observations d’adaptation, courtes et datées. Trois lignes utiles valent mieux qu’une page.
- Le produit d’entretien conseillé, parce que c’est la première cause d’inconfort quand il change sans qu’on le sache.
- Ce qui a été facturé, rattaché et non recopié.
Le stock de lentilles ne se gère pas comme celui des montures
Une monture est une pièce unique dans un tiroir. Une boîte de lentilles est un consommable, avec une date de péremption et des paramètres qui la rendent utilisable par un porteur et pas par un autre. Deux conséquences pratiques.
D’abord, une boîte immobilisée pour un porteur qui ne revient pas n’est pas seulement de la trésorerie dormante : elle finit par périmer. Ensuite, la profondeur de gamme est trompeuse — avoir « des lentilles en stock » ne veut rien dire si aucune n’est aux bons paramètres. Beaucoup de magasins ne stockent donc qu’un fond de dépannage et commandent le reste. La méthode générale de suivi du stock est décrite sur la page dédiée au stock et aux articles.
Du dossier à la facture
Comme pour les montures, le dossier lentilles produit le bon et la facture, prêts à imprimer et rattachés au client. Rien n’est ressaisi : le document reprend les articles et les montants portés par le dossier. Les règlements, y compris échelonnés, alimentent l’historique des paiements commun au magasin — le détail de l’encaissement est traité sur la page caisse.
Trois habitudes qui font la différence
Dater systématiquement
Une observation sans date ne dit pas si le problème est ancien ou récent. C’est pourtant toute la différence entre « il a mal supporté cette lentille il y a trois ans » et « il l’a mal supportée le mois dernier ».
Noter ce qui n’a pas marché
Les dossiers ne consignent en général que le produit retenu. Or savoir qu’un porteur a déjà essayé sans succès telle référence évite de la lui reproposer deux ans plus tard, et c’est exactement le genre de détail qui donne au client le sentiment d’être suivi.
Séparer le motif de l’arrêt
Un porteur qui cesse les lentilles pour raison médicale et un porteur qui les abandonne pour raison de confort ou de budget n’appellent pas la même chose. Le premier ne reviendra probablement pas ; le second peut revenir si vous lui proposez autre chose. Cette distinction ne coûte qu’un mot dans le dossier.
Mettre le suivi en place
- Commencez par les porteurs actifs. Inutile de reprendre l’historique complet : saisissez ceux qui reviennent, au fur et à mesure de leurs visites.
- Fixez le format des observations avec l’équipe : deux ou trois lignes, toujours datées, toujours au même endroit.
- Regardez les échéances une fois par mois. C’est le geste qui transforme un fichier en activité.
Au bout de deux ou trois mois, la base des porteurs actifs est constituée sans que personne n’ait passé de soirée à recopier des fiches.
Pour aller plus loin
Les lentilles s’articulent avec le reste du magasin : la tenue du fichier client, le stock, la facturation. Le comparatif des offres indique ce que couvre chaque offre.